• Sylvia

Einen Unterschied machen

Aktualisiert: Sept 13

Wir starten durch in das zweite Jahr unserer Zeit bei Pan de Vida und schauen nochmal auf das große Ziel, dass wir uns gemeinsam vor der Abreise gesetzt hatten

Einen Unterschied machen zum Guten für die Menschen in Ecuador.

Und wir sind dankbar und freuen uns, dass wir euch so vieles darüber berichten können, was durch euer Aussenden, euere Unterstützung und euer mit uns auf dem Weg sein, möglich wurde.


Der Leiter von Pan de Vida, Oscar berichtete:

"Schon lange haben wir für Verstärkung im Team gebetet. Doch wir wussten selbst nicht genau, welche Unterstützung wir genau brauchen würden". In einem kleinen Hilfswerk mit großen Aufgaben wird soviel gebraucht. Und dann kam die Pandemie. Mitarbeiter von aller Welt wurden aus Einsatzorten wie Ecuador abgezogen und nach Hause geholt. Und genau in dieser Zeit wuchs die Not, Es wuchs die Arbeitslosigkeit, die Hoffnungslosigkeit, der Hunger, und auch der Andrang von Hilfesuchenden bei Pan de Vida.

Und das war der Moment ALS IHR DEN SCHRITT GEWAGT HABT, uns aus zu senden. Das timing könnte nicht besser sein, in Zeiten von Social Distancing und Ansteckungsangst musste Pan de Vida sehr viele Prozesse verbessern und auf Onlineprozesse umstellen. Die meisten Mitarbeiter waren im Homeoffice und vieles war auf Papier im Hilfswerk archiviert.


So berichtete uns Oscar:

"All die großen Länder USA, Deutschland,Kanada haben Freiwillige abgezogen und all die großen Hilfswerke haben ihre Tore geschlossen. Für uns war schon fast gewiss, dass die Metzlers auch nicht kommen werden." Und dann ist aus Österreich - das hier fast niemand kennt, von Hilfe die Ankommt, PDV kleinstem Partner, die Unterstützung gekommen, die wir uns ersehnt haben."

Und so begann dann unsere Arbeit vor genau einem Jahr bei Pan de Vida.

Daniel konnte zuerst gemeinsam mit dem Team ganz aktuelle Bedürfnisse nach Digitalisierung umsetzten. Denn die Pandemieregelungen waren streng und direkter Kontakt musste auf das Minimum reduziert werden.


Wusstet ihr, dass in Quito auch sehr arme Menschen meist einen Zugang zur digitalen Welt haben. Familien teilen sich ein Handy und gratis Internet gibt es vermehrt an öffentlichen Plätzen.


Pan de Vida startete eine Facebookgruppe, hier wurden die aktuellen Infos an Familien weitergegeben, es wurden wöchentlich Ermutigungen und praktische Hilfen geteilt.


Ein Onlineformular wurde zur Verfügung gestellt um in akuten Notsituationen rasch und gezielt Hilfe zu geben. Die Menschen konnten sich von zu Hause für das Microbusiness Projekt registrieren und online an Schulungen und an Vernetzungstreffen via Zoom teilnehmen und auch Hilfe durch einen persönlichen Couch oder den Sozialarbeiter erhalten.


Doch Pan de Vida startete nach eine paar Wochen Betreuung auf Entfernung auch wieder mit Registrierungen vor Ort. Das war für alle Menschen wichtig, die mit Digitalisierung überfordert waren. Doch auch diese Registrierung fand nicht mehr auf Papier statt. Denn die nachfolgenden Verarbeitungsaufwände waren zu hoch. Doch da auch Computer teure Mangelwahre sind, wurde das Registrierungsverfahren an den privaten Handys der Helfer durchgeführt und die Daten direkt in das System von Pan de Vida gespeist.


Applikation früher:
Bisher wurde bei Pan de Vida das Formular "Application para Ayuda" (APA) auf Papier ausgefüllt und die offiziellen Dokumente der Antragssteller mit einem Kopierer kopiert und in einer Mappe abgelegt. (Foto Ordner, Mappen, Kasten). Dann dauerte es im Schnitt 14 Tage bis die Daten gesichtet wurden und die wichtigsten Informationen in einer Excelliste abgelegt und für die anderen Mitarbeiter zugänglich waren.


Applikation heute:
Heute wird mit dem Online Umfragenprogramm Typeform sämtliche Daten per Smartphone oder Laptop erfasst und die offiziellen Dokumente werden hochgeladen. Im Durchschnitt dauert es ca. 2 Stunden, bis alle Daten für die weitere Verwendung für alle Mitarbeiter verfügbar sind. 


In der nächsten Phase wurden die Kräfte gebündelt um in allen Arbeitsbereichen eine Verbesserungen und Erleichterungen zu erzielen. Die Modernisierung der Prozesse und Abläufe war unabdingbar geworden.

Wusstet ihr dass Pan de Vida ein sehr breites Spektrum an Bereichen abdeckt?

Was die zehn Mitarbeiter alles abdecken erfahrt ihr unten.


Das formulierte Ziel wurde:

Wir wollen mehr Menschen in Not nachhaltig und effizient helfen UND die Zeit der lokalen Mitarbeiter soll vermehrt frei werden um persönlich mit den hilfesuchenden Menschen in Kontakt zu sein.


Warum ist dieses Ziel entstanden:

Wusstet ihr
dass Großspender sehr detaillierte Berichte einfordern, jede Spende muss genau dokumentiert werden und volle Transparenz zur jeder Zeit herrschen. Auch um vor der staatlichen Kontrolle bestehen zu können, ist diese detaillierte Dokumentation notwendig.

Jede Person, jede Familie die bei Pan de Vida ins Programm aufgenommen wird muss sehr genau geprüft und evaluiert werden.


Die Spenden sollen bei tatsächlich bedürftigen Familien ankommen, wo die Not am größten ist.

All die Dokumentationsarbeit und Kommunikation lastet das Team stark aus.

Die Optimierung und Vereinfachung der Prozesse, das Abrufen von Daten ist die zum Verantwortungsbereich und Hauptarbeit von Daniel geworden.


Und so konnte im letzten Jahr die stundenlangen bis zu tagelangen zu erledigenden Papierarbeiten auf Programme umgelegt und effektiv in das Systeme eingespeist werden.


Wusstet ihr:
immer wenn Spenden ausbleiben oder Großspender keine Zusagen mehr machen werden auch bei PDV wieder Mitarbeiter entlassen

Und zur großen Freude und aller Erstaunen konnte so im Pandemiejahr 2020/2021 die Anzahl der von Pan de Vida betreuten Familien um das doppelte wachsen und gleichzeitig das ecuadorianische Team freigespielt werden um mehr Zeit für persönlichen Beistand zu haben und individuell zu helfen.


Doch wir sind noch nicht fertig.

Bis Frühling 2022 ist geplant, dass Daniel ein modernes Betriebsystem "Salesforce" einführen wird. Die nächsten Monate soll dieses Programm auf alle Arbeitsbereiche von PDV angepasst werden. Daniel wird die Mitarbeiter für die Handhabung des neuen Programmes schulen und die Betreuung an dann an einen lokalen Mitarbeiter übergeben.


Empowerment of lokalen Fachkräften!

Das ecuadorianische Team wird also auch in Zukunft einen optimierten Datenprozess genießen können und nach unserer Abreise unabhängig und eigenständig mit diesem Betriebssytem arbeiten


Was erhoffen wir uns davon:

  • Das Wissen vom Mitarbeiter, dass vieles heute in ihrem Kopf, auf Papier und ihren Handys abgespeichert ist. wird in das System eingepflegt, die Daten gehen nicht mehr verloren

  • Es wird ein leichtere Einschulung und ein einfacher Start für neue Mitarbeiter ermöglicht

  • Auch Volunteers können Mitarbeiter einfacher entlasten oder im Krankheitsfall auch vertreten

  • Es können nachhaltige Entscheidungen getroffen werden, die sich auf die Daten stützen

  • Stetig können aktuelle Auswertungen übersichtlich eingesehen werden

  • Pan de Vida kann erheblich mehr Transparenz liefern

  • Es ergibt sich beachtlich mehr Effizienz

  • Es ermöglicht der Vision von mehreren Pan de Vida Standorten näher zu kommen

  • Die Vernetzung mit anderen Partnern und Non Profit Organisationen (NGO´s /PWW) wird stark optimiert

  • Der Datenschutz wird eingehalten

Pan de Vida will mehr wachsen und mehr Menschen erreichen. Will gemeinsam mit anderen NGOs der Not der Welt entgegen treten. Den Menschen von der Hoffnung in Jesus erzählen und praktisch helfen.

Wir sind begeistert von dem was unsere Mitarbeiter von Pan de Vida an Qualitäten und Herzblut in das Hilfswerk einbringen. Ihren Einsatz zu sehen ist für uns eine riesen Motivation, die Modernisierung des Datensystem von Pan de Vida voran zu treiben. Denn die Mitarbeiter sollen ihre Zeit nicht mit dem Abkämpfen von Papierbergen verbringen, sondern ihre Talente bei der Arbeit mit den hilfesuchenden Menschen einbringen.


Die Mitarbeiter von Pan de Vida sind vielfältig mit Gaben und Talenten ausgestattet. Unser Ziel ist es, dass sie diese mit Begeisterung einsetzten können!

Hier erfahrt ihr beispielhaft mehr über vier von ihnen:

Alex Anrango - MEP Projektleiter:


Alex ist ein sehr höflicher, fröhlicher und bescheidener junger Mann. Er hat Agrarwissenschaften studiert und setzt sich für eine biologische Landwirtschaft ein. Er spricht Spanisch, Quechua und Englisch und arbeitet im Microbusiness Projekt (MEP).

Er ist der Koordinator um die Famlien welche sich zu der indigene Bevölkerung zählen. Alex hat ihr Vertrauen und ist vielen jungen Menschen durch sein lebendiges Christ sein ein Vorbild. Wir freuen uns, dass Teil des Teams ist.


Früher:
Pan de Vida hatte bereits 2019 ein Microbusiness Projekt (MEP) erfolgreich gestartet. Nach einem ganzen Jahr waren 30 MEP Projekte am laufen von denen 3-4 erfolgreich auch heute nocha als Unternehmen arbeiten.
Heute:
In diesem besonderen Jahr, nach ca. 6 Monate Microbusiness Projekt (MEP) konnten wir in der halben Zeit, schon mehr als doppelt so viele erfolgreich laufende MEP verzeichnen. 
Das Management sovieler MEP´s ist nur möglich durch eine Optimierung der Prozesse und der Datenhaltung.


Juan Carlos - Sozialarbeiter:


Juan Carlos begrüßt jeden immer mit einem temperamentvollen und frohen "Hola, como estas?" Er ist der Mitarbeiter mit den allermeisten Überstunden. Er kennt die Probleme und Schwierigkeiten der einzelnen Familien und die Menschen kennen ihn. Sie wissen, dass er sich kümmert und niemanden hängen lässt. Sehr oft wird er überschüttet von Anfragen um Hilfe. Wenn er in Pan de Vida am PC sitzt klingelt ständig das Telefon oder Menschen stehen an der Pforte und verlangen ihn zu sehen. Ohne Grimm steht er jedes Mal von seinem Platz auf und nimmt sich Zeit, die Geschichte der Menschen zu hören. Und er gibt Antwort, er gibt liebevoll, aber auch eindringlich Rat und auch praktische Hilfe, immer nach fachlicher Einschätzung der Situation.


Da er entscheidungsgebend für viele Hilfeleistungen ist, muss er auch diese Leistungen dokumentieren. Jedes Quartal müssen die Mitarbeiter einen aufwendigen Quartalsbericht mit Statistiken abgeben.


Früher:
Alleine für die Erstellung der notwendigen Statistik hat Juan Carlos zwei Wochen Arbeit investiert.
Heute:
Aktuell konnte diese Arbeit durch die Digitalisierung auf 1-2 Stunden reduziert werden.

Jefferson Vivanco - Logistik & Volunteermanager

Jeffersons Herz gehört ganz dem Einsatz für Jesus. Er hat die Zuständigkeit für die Instandhaltung des Gebäudes und die Kommunikation und Organisation um alle freiwilligen Mitarbeiter - die Volunteers. Mit viel Einfühlungsvermögen und Erfahrung geht er mit den unterschiedlichsten Menschen um, die ihre freie Zeit einbringen.

Durch seine gute Organisation und immer freundliche Art, konnte er viele Menschen dafür gewinnen treu mit zu arbeiten. Pan de Vida erfreut sich über eine große Freiwilligen - Community. Jefferson koordiniert, dass jeder der freiwillig mitarbeiten möchte registriert ist und einem Check durchläuft. Er sorgt dafür, dass genügend Volunteers vor Ort sind wenn sie für Hilfsaktionen gebraucht werden und dass sich jeder geschätzt fühlt und gerne wieder kommt. Wie staunen wie er den Überblick über diese Vielzahl von Personen behält und immer mit viel Ruhe und Freundlichkeit Gruppen und Einzelpersonen instruiert.


Früher:
Was für ein Schreck war es, als Jefferson das PDV-Handy im Bus geraubt wurde. Alle Kontakte, Notizen, aktuellen Fotos waren weg. In vielen Stunden Arbeit, konnte er jedoch alle Infos über die Volunteer-Community wieder zusammen tragen.
Heute: 
Alle Daten auf den Handys werden ständig mit dem Cloudspeicher von PDV syncronisiert.
Alle Handys sind mit SicherheitsApps versehen, dass auch bei Diebstahl keine sensiblen Daten an Fremde gelangen können. 
Jeff arbeitet an einem neuen Dokumentations Modul um alle Informationen rund um die Vollunteers im Überblick zu haben und diese auch im Team teilen zu können.

Sharon - Kommunikation:



Sharon schafft es Kompetenz und Humor in einer Person zu vereinen. Es macht Spass mit ihr zusammen zu arbeiten. Sie ist unter anderem für den Bereich Kommunikation zuständig.

Sie lädt die registrierten Menschen in Gruppen zu Verteilaktionen ein, zu Schulungen, Terminen zur medizinischen Versorgung und vielem Mehr. Sie gibt Antwort auf Rückfragen und dokumentiert Anmeldungen und Rückmeldungen.

Die Kommunkation wird über einen gratis Text-Nachrichten-Dienst (WhatsApp) gemacht.

Da WhatsApp aber von der Gruppengröße beschränkt ist und das Handling von individuellen Nachrichten mit Gruppen nicht möglich ist, hat Sharon zeitweise jede Woche mehr als 1.000 Nachrichten manuell verschickt.


Früher:
Ihr könnt euch vorstellen, das Manuelles Verschicken von individuellen Nachrichten dauerte oft Stunden/Tage und beanspruchte Sharon und das Team sehr.
Heute:
Mittels einem programmierten WhatsApp Cockpits können vordefinierte Templates mit persönlichen Daten ausgefüllt werden und automatisch versendet werden. Es braucht dabei lediglich jemand der den Prozess anstößt.
Mit Gottes Hilfe und eurer treuen Unterstützung ist so vieles möglich geworden! Wir freuen uns darüber und senden euch ein herzliches Dankeschön und wünschen euch Gottes reichen Segen!

Wir sind Daniel Metzler, Sylvia Metzler, Jakob Metzler, Olivia Metzler, Hannes Metzler.


Erfahre noch mehr über Senfkorn | Familie Metzler bei Pan de Vida in Ecuador auf


https://www.feg-dornbirn.at/willkommen/unser-team/in-ecuador/

https://www.hilfedieankommt.at/de/projekte/entwicklungshilfe/pan-de-vida

https://pandevida.org.ec/

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